Quando escalar pode matar o seu negócio

Henrique estava viajando a lazer quando recebeu a notícia de que o Apollo tinha caído.

O software era usado como área de membros por centenas de clientes, muitos deles produtores digitais que colocavam ali cursos, aulas e alunos. O responsável técnico da empresa não conseguia restabelecer o sistema e o problema parecia estar numa parte da infraestrutura que a equipe não sabia resolver sozinha.

Enquanto tentavam descobrir o que havia ocorrido, começaram a chegar os e-mails de suporte. Os alunos estavam sem acesso, os clientes do Apollo queriam uma previsão de retorno e a equipe técnica ainda não conseguia responder esta pergunta.

Consultorias ligadas à Amazon entraram para ajudar na infraestrutura da AWS. O que deveria ser uma viagem de lazer passou a dividir espaço com um software fora do ar e uma operação inteira tentando descobrir como colocá-lo de pé.

Dentro da empresa, aquela semana ganharia um nome: Hell Week (Semana Infernal).

Só que a história do Apollo tinha começado no extremo oposto.

Henrique já tinha mais de 30 mil alunos e enfrentava um problema comum no mercado digital da época. As grandes plataformas ainda não ofereciam uma boa área de membros. O Hotmart Club ainda não existia e as ferramentas de pagamento não entregavam uma solução padrão para hospedar os cursos. Muita gente resolvia isso improvisando dentro do WordPress.

Então ele desenvolveu a própria solução!

Funcionou tão bem na operação interna que levar o software para o mercado pareceu um passo natural e inevitável.

Em 2017, o Apollo trouxe recursos que ainda eram pouco comuns, como vários cursos dentro do mesmo ambiente, controle por tags, diferentes turmas de um mesmo curso e acessos separados por tipo de plano. Um aluno que antes poderia receber vários logins e senhas passou a encontrar tudo numa única plataforma.

O mercado respondeu positivamente e a receita do produto chegou a passar de R$ 100 mil por mês.

O primeiro aviso sério veio de uma fatura.

Em determinado mês, o custo da infraestrutura da AWS chegou a R$ 53 mil.

Esse valor não incluía desenvolvedores, consultorias ou qualquer outra despesa do Apollo. Era apenas o custo de manter a infraestrutura funcionando e a plataforma já começava a apresentar lentidão e períodos de indisponibilidade.

Henrique levou cerca de 3 meses para admitir que aquela conta indicava um problema maior. Enquanto isso, o Apollo continuava crescendo e cada novo cliente entrava numa estrutura que já dava sinais de cansaço.

Os R$ 53 mil eram apenas uma das contas…

A equipe de desenvolvedores custava mais de R$ 25 mil por mês.
Vieram consultorias externas, enquanto a receita, que havia ultrapassado os R$ 100 mil, começou a cair à medida que os problemas de lentidão e indisponibilidade se tornavam mais frequentes.

Henrique então começou a usar o lucro de outros braços da empresa para sustentar o Apollo.

Educação, concursos, mentorias e mastermind geravam dinheiro e parte desse lucro acabava pagando servidor, desenvolvedores e a tentativa de corrigir um software cuja própria receita já não cobria com folga o que ele exigia.

Foi nesse contexto que a Hell Week deixou de ser só um apelido…
O Apollo ficou 3 dias fora do ar.

Durante esse período, alunos ficaram sem acesso, clientes cobravam respostas e a equipe tentava resolver um problema que já havia ultrapassado os limites do que conseguia corrigir sozinha.

A equipe de tecnologia chegou a passar 3 noites praticamente sem dormir.
Mesmo com ajuda externa na AWS, o sistema só foi restabelecido no terceiro dia. Conseguiram voltar sem perder dados de clientes, mas aqueles três dias mudaram a decisão sobre o futuro do projeto.

Henrique fechou a porta para novas assinaturas.

Por mais de um ano, nenhum cliente novo entraria no Apollo. A equipe precisaria manter a versão existente funcionando para quem já dependia dela enquanto reconstruía toda a stack tecnológica do projeto do zero.

A escala que precisavam sustentar já era pesada. O Apollo chegou a receber mais de 1 milhão de visitantes por mês, e um único cliente colocou mais de 20 mil alunos em um dia.

Quando Henrique fala hoje sobre o que ficou daquele período, dinheiro não é a única perda que aparece. Ele cita a confiança da própria equipe e a confiança dos clientes, inclusive de gente grande do mercado que havia colocado milhares de alunos dentro da plataforma.

Essa parte não se recompõe apenas com uma correção no servidor.

No total, Henrique calcula que o Apollo deixou mais de R$ 1 milhão de prejuízo. Durante boa parte desse caminho, havia dinheiro suficiente em outras partes da empresa para continuar tentando.

Depois do Apollo, Henrique ficou com uma regra para qualquer projeto que precise ganhar escala.

No Apollo, a primeira versão tinha sido criada para resolver uma necessidade interna da própria operação e funcionava bem naquele contexto. A dificuldade apareceu quando a mesma base precisou sustentar outros clientes, volumes maiores e uma forma de uso muito diferente daquela para a qual havia sido concebida.

Henrique compara esse processo à construção de uma casa. Antes de subir as paredes, é preciso pensar na arquitetura.

A experiência também mudou a forma como ele olha para software hoje, principalmente com a chegada da IA. Criar ficou mais fácil, mas distribuir continua exigindo estrutura e uma base preparada para crescer depende de conhecimento técnico que vai além do que uma ferramenta consegue sugerir.

Nos projetos seguintes, ele mudou a ordem.

Na operação atual de newsletters, a estrutura foi desenhada desde o início para funcionar com 1, 10, 30, 100 ou 300 newsletters.

Foi a maneira que Henrique encontrou de aplicar o que aprendeu com o Apollo: pensar na estrutura antes que o crescimento obrigue a refazê-la.

O prejuízo ficou para trás.
A regra continuou.

P.S. Se você conhece um empresário que pode se beneficiar desta história, encaminhe esta edição para ele. Às vezes, uma experiência compartilhada no momento certo evita um erro que custaria anos.

P.S.2. Algumas experiências custam caro demais para terminar apenas como aprendizado pessoal. Se você viveu uma história que pode encurtar o caminho de outro empresário, responda este e-mail. Talvez ela possa virar uma próxima edição da The Equity.
(dizem que, futuros, milionários e bilionários amam compartilhar histórias 😉)

Abraço,

Cris Andrade
The Equity